สัญลักษณ์ Flowchart: คำแนะนำเบื้องต้นในการสร้างแผนผังงาน

สัญลักษณ์ Flowchart และการใช้งานของมัน

การงานที่ซับซ้อนหรือกระบวนการที่ซับซ้อนอาจเป็นสิ่งที่สร้างความสับสนให้กับผู้ใช้งาน แต่หากมีเอกสารแสดงกระบวนการที่ชัดเจน การทำงานนั้นก็จะง่ายขึ้น เพื่อที่จะช่วยให้เกิดความเข้าใจและความรู้สึกถึงกระบวนการทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ มีเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้มีการเสริมความเข้าใจในกระบวนการทำงานนั้นคือสัญลักษณ์ Flowchart (ภาพถ่ายของกราฟฟิก) เช่น สัญลักษณ์กระบวนการ, สัญลักษณ์เงื่อนไข, สัญลักษณ์การตัดสินใจ, โอวัลต้าอื่น ๆ สัญลักษณ์เหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นรายละเอียดของกระบวนการทำงานโดยง่ายและรวดเร็ว

การนิยาม Flowchart

Flowchart เป็นการแสดงกระบวนการทำงานหรือลำดับขั้นตอนในรูปแบบของภาพหรือแผนภาพ ซึ่งสามารถใช้ในการเข้าใจและรับรู้ลำดับขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการทำงาน การนำเสนอ Flowchart สามารถใช้เป็นเครื่องมือที่แสดงข้อมูลอย่างละเอียดและชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงาน นอกจากนี้ Flowchart ยังช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถรับรู้ได้ถึงลักษณะของปัญหาเหล่านั้น จึงสามารถตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้ให้ยั่งยืน

ตำแหน่งและการใช้งานของ Flowchart

Flowchart สามารถนำมาใช้งานได้ในหลายสถานะและโดยผู้ใช้งานทั่วไปสามารถมองเห็นว่ามีประโยชน์อย่างไรในกลุ่มผู้ใช้งานต่าง ๆ ซึ่ง Flowchart สามารถใช้งานได้ดังต่อไปนี้:

1. ให้ความเข้าใจในกระบวนการทำงาน: Flowchart ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นตำแหน่งและการเชื่อมโยงของกระบวนการทำงานโดยง่าย ทำให้เกิดความเข้าใจได้อย่างรวดเร็วและหาข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น

2. สร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ: ผู้ใช้งานสามารถใช้ Flowchart เพื่อวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยรูปแบบแผนภาพที่ชัดเจนจะช่วยในการท็อปไนซ์และเพิ่มความเร็วในการดำเนินงาน

3. เพิ่มประสิทธิภาพและความสามารถในการสื่อสาร: การนำเสนอ Flowchart ช่วยทำให้การสื่อสารระหว่างประเทศดีมากขึ้น เนื่องจากมีข้อมูลที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย

การสร้าง Flowchart

การสร้าง Flowchart มีขั้นตอนง่ายๆ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถรู้วิธีการสร้างและออกแบบ Flowchart โดยมีขั้นตอนดังนี้:

1. กำหนดเป้าหมายและหัวข้อหลัก: เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายหรือเป้าหมายของกระบวนการทำงานที่ต้องการแสดงใน Flowchart และกำหนดหัวข้อหลักของ Flowchart

2. ประกอบด้วยกระบวนการหลัก: คัดลอกกระบวนการหลักออกมาจากเอกสารอื่น ๆ หรืออธิบายกระบวนการหลักเองในกระดาษ

3. เพิ่มกระบวนการย่อย: เพิ่มกระบวนการย่อยที่สำคัญในกระบวนการหลัก ประกอบไปด้วยตัวเลขหรือตัวอักษรเพื่อให้เห็นความสัมพันธ์ของแต่ละกระบวนการ

4. เชื่อมโยงกระบวนการ: เชื่อมโยงแต่ละกระบวนการเข้าด้วยกันโดยใช้ลูกศรโดยใช้สัญลักษณ์ที่เหมาะสม เพื่อแสดงถึงการเชื่อมโยงของกระบวนการที่อยู่กันต่อไป

5. เพิ่มเงื่อนไขและการตัดสินใจ: ในกรณีที่กระบวนการมีเงื่อนไขหรือการตัดสินใจ สามารถเพิ่มสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

6. เพิ่มข้อความและอธิบายเพิ่มเติม: เพิ่มข้อความและอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละกระบวนการหรือสัญลักษณ์เอง เพื่อช่วยในการเข้าใจง่ายขึ้น

องค์ประกอบและรูปแบบของ Flowchart

Flowchart ประกอบด้วยองค์ประกอบที่สำคัญอย่างน้อย 4 ประการดังนี้:

1. หน่วยความคืบหน้า (Terminator): หน่วยความคืบหน้าเป็นจุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของกระบวนการ เป็นวงรีก้อนที่มีข้อความอธิบายตำแหน่งงาน

2. กระบวนการ (Process): สัญลักษณ์กระบวนการแสดงถึงแต่ละขั้นตอนของกระบวนการทำงาน ส่วนของกระบวนช่วยสุ่มอะไรที่เกิดขึ้นในการปฎิบัติงาน

3. สัญลักษณ์การตัดสินใจ (Decision): ขั้นตอนการตัดสินใจที่สามารถใช้สัญลักษณ์หมู่โค้งสี่เหลี่ยมองเข้าตัวบนของกระทรวงก่อนจะหนุนถึงการทดสอบเงื่อนไข

4. เชื่อมโยง (Connector): สัญลักษณ์ช่องเชื่อมวงกลมที่ใช้สำหรับการเชื่อมต่อกระบวนการระหว่างที่จะเกิดขึ้นหรือสัญลักษณ์นั้นกับกระบวนการอื่น ๆ

อัตราที่ทัศนวิสัยของกราฟ Child จะอยู่ในระดับที่ใกล้เคียงกับจำนวนกระบวนการอาจทำความผิดหวังไปข้างหน้า flowchart

การวาด Flowchart ด้วยการใช้รูปภาพและสัญลักษณ์ที่เข้าใจง่าย

Flowchart สามารถวาดขึ้นโดยใช้รูปภาพและสัญลักษณ์ที่เข้าใจง่ายเพื่อให้เห็นภาพข้อความอย่างชัดเจน หนึ่งในรูปลักษณ์ที่มีความสำคัญใน Flowchart คือ:

1. สัญลักษณ์กระบวนการ: สัญลักษณ์นี้ใช้แสดงกระบวนการหลักใน Flowchart เป็นวงกลมหรือวงรีที่มีข้อความอธิบายกระบวนการ

2. สัญลักษณ์การตัดสินใจ: สัญลักษณ์หมู่โค้งสี่เหลี่ยมสี่แยกโดยทั่วไปใช้ในการตัดสินใจในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

3. สัญลักษณ์การส่งค่าผ่าน: สัญลักษณ์หยดน้ำหรือสัญลักษณ์ที่มีลูกศรสองชิ้นจะใช้ในการส่งค่าจากกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกระบวนการหนึ่ง

4. สัญลักษณ์การเชื่อมโยง: สัญลักษณ์วงกลมที่ถูกขีดเชื่อมต่อแสดงถึงการเชื่อมโยงของกระบวนการที่ต่อเนื่องกัน

5. สัญลักษณ์คำบรรยาย: สัญลักษณ์ที่ใช้ในกรณีที่ต้องการให้คำอธิบายหรือคำบรรยายเป็นคำอธิบายเพิ่มเติม

การใช้งาน Flowchart ในการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการ

Flowchart เป

ตัวอย่าง Flowchart: ขั้นตอนการทำงาน

Flowchart คือแผนภาพหรือแผนภาพที่ใช้แสดงขั้นตอนการทำงานต่างๆ อย่างละเอียดในรูปแบบของไดอะแกรม โดยตัวอย่าง Flowchart จะใช้สัญลักษณ์และรูปภาพเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานให้เข้าใจได้อย่างชัดเจน โดยไม่จำเป็นต้องมีความรวดเร็วด้วย การใช้งาน Flowchart ช่วยให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีความเป็นระบบ

การสร้าง Flowchart ใช้สัญลักษณ์ต่างๆ เพื่อแสดงคำสั่ง การเชื่อมต่อขั้นตอน และการตัดสินใจซึ่งช่วยในการอธิบายขั้นตอนการทำงานภายในระบบ มาดูตัวอย่าง Flowchart ขั้นตอนการทำงานเพื่อเข้าใจและประยุกต์ใช้ในการทำงานจริงได้ดังต่อไปนี้

ตัวอย่าง Flowchart: ขั้นตอนการทำงาน

เรามาดูตัวอย่าง Flowchart ขั้นตอนการทำงานในสถานการณ์จำลองคือ การส่งเอกสารจากผู้ใช้งานไปยังฝ่ายบุคคลทรัพย์ด้วยที่เดียวกัน การทำงานจะเริ่มต้นเมื่อผู้ใช้งานทำการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มและกดปุ่มส่งเอกสาร นำข้อมูลเข้าสู่ขั้นตอนการทำงานตามตัวอย่าง Flowchart ดังนี้

1. เริ่มต้น
2. นำข้อมูลเข้าสู่กระบวนการ
3. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กรอก
4. ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้อง ให้แจ้งเตือนผู้ใช้งานและกลับไปกรอกใหม่
5. ถ้าข้อมูลถูกต้อง กำหนดรหัสเอกสารและประเภทเอกสาร
6. สร้างเอกสารที่แสดงข้อมูลทั้งหมดที่ใส่ในแบบฟอร์ม
7. เพิ่มเอกสารลงในรายการเอกสารฝ่ายบุคคลทรัพย์
8. ส่งเอกสารให้ฝ่ายบุคคลทรัพย์
9. สิ้นสุด

ตัวอย่าง Flowchart ขั้นตอนการทำงานนี้ช่วยให้เราเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานที่แน่นอน พร้อมกับแสดงขั้นตอนและสัญลักษณ์ที่ใช้ในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน การจัดทำ Flowchart เป็นการสร้างระบบตั้งต้นให้กับผู้ใช้งานและบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการนั้น ๆ

FAQs (คำถามที่พบบ่อย)

1. Flowchart คืออะไร?

Flowchart คือแผนภาพหรือแผนภาพที่ใช้แสดงขั้นตอนการทำงานต่างๆ ผ่านการใช้สัญลักษณ์ต่างๆ เช่น รูปร่าง, เส้นตารางและรูปแบบอื่น ๆ เพื่ออธิบายบรรยากาศและการดำเนินงานของกระเป๋าสมุดหรือระบบอื่น ๆ

2. Flowchart มีประโยชน์อย่างไร?

Flowchart ช่วยให้เข้าใจกระบวนการทำงานภายในระบบได้อย่างชัดเจน ช่วยให้การทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีความเป็นระบบ ผู้ใช้งานและบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถทำความเข้าใจและร่วมมือในการดำเนินงานให้ตรงกับขั้นตอนที่ถูกต้อง

3. การใช้ Flowchart มีข้อจำกัดอะไรบ้าง?

Flowchart อาจมีข้อจำกัดเมื่อเกิดความซับซ้อนในกระบวนการทำงาน และอาจทำให้ผู้ใช้งานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องสับสนหรือยากต่อการอธิบายบางส่วนของกระบวนการ

4. มีสัญลักษณ์ Flowchart อะไรบ้าง?

สัญลักษณ์ที่ใช้ใน Flowchart อาจแตกต่างไปตามหลักที่ใช้งาน เช่น วงรีแท่งสี่เหลี่ยมแต่ละสี่เหลี่ยมมีหน้าที่ในการแทนขั้นตอนการทำงาน ใช้เส้นที่เชื่อมโคนกันสำหรับแสดงเส้นทางการดำเนินการซึ่งแตกต่างกันไปในหลายประเภทของ Flowchart

5. ผู้ใช้งาน Flowchart ควรมีความรู้และประสบการณ์ใดบ้าง?

ผู้ใช้งาน Flowchart ควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับหลักการทำงานและความเข้าใจในกระบวนการทำงานที่สนใจ เพื่อที่จะสามารถสร้างและอธิบายขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องและเป็นระบบ

Flowchart การทํางาน: เครื่องมือธุรกิจที่ส่งเสริมความสะดวกและความเป็นระเบียบในการทํางาน

ในยุคที่เทคโนโลยีและธุรกิจเติบโตอย่างรวดเร็ว การนําเอากระบวนการทํางานมาออกแบบให้เป็นระเบียบและมีความคล่องตัวกลับมาเป็นเรื่องสำคัญมากขึ้น ด้วยสถานการณ์ที่ผู้บริหารต้องการประสบความสำเร็จไวและต้องการช่วยเหลือในการวางแผนธุรกิจ การใช้เครื่องมือที่สามารถช่วยเหลือในการออกแบบกระบวนการทํางานจึงกลายมาเป็นการต้องการที่เร่งด่วน

เครื่องมือหนึ่งที่สามารถช่วยในเรื่องดังกล่าวคือ Flowchart การทํางาน หรือหนังสือกำกับการทํางาน ซึ่งเป็นการแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจนถึงกระบวนการทำงานต่าง ๆ ภายในองค์กรในรูปแบบของแผนภาพหลุดเหลืองสีเขียว ด้วยคําอธิบายที่กระชับและแนวควบคุมที่ชัดเจน ทําให้แต่ละบุคคลสามารถเข้าใจและปฏิบัติตามกระบวนการทํางานที่มีความซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย

Flowchart การทํางาน เริ่มต้นมาจากการเสิร์ชเครื่องมือในการออกแบบกระบวนการทํางานที่ได้รับความนิยมมากขึ้นในวงกว้าง โดยเฉพาะในสถานที่ทํางาน นักออกแบบกระบวนการทํางานสามารถใช้เครื่องมือฉลาดนี้ในการแบ่งงานในองค์กรหรือภาคส่วนต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Flowchart การทํางานเป็นเครื่องมือที่ใช้ร่วมกับการวางแผนและใช้ในการแก้ไขปัญหา การสร้างแผนภาพกระบวนการทํางานที่ชัดเจนสามารถช่วยหาแนวทางในการพัฒนากระบวนการทํางานที่มีประสิทธิภาพและการง่ายต่อการนํามาใช้ในองค์กร องค์กรสามารถใช้ยอมรับทั้ง Flowchart การทํางานแบบมือถือและในรูปแบบซอฟต์แวร์ซึ่งช่วยในกระบวนการจัดเก็บและแบ่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับแผนภาพการทํางานได้อย่างง่ายดาย

Flowchart การทํางานสามารถนํามาใช้ในหลายกรณี เช่น การปรับปรุงกระบวนการทํางานที่มีอยู่แล้ว การให้คำแนะนําแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการ และอย่างสําคัญ การใช้ในการฝึกอบรมและการเขียนเอกสารสอนให้บุคลากรในองค์กร การใช้ Flowchart การทํางานในการฝึกอบรมจะช่วยในการตั้งค่าความเข้าใจและปฏิบัติตามกระบวนการเพื่อให้การอบรมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ

ขณะที่ Flowchart การทํางานนั้นมีความสามารถในการแปลความคิดเป็นภาพ และให้การยืนยันเรื่องราวอย่างรวดเร็ว ก็ยังมีบางประเด็นที่ผู้ใช้ต้องคำนึงถึง ดังนี้

คำถามที่พบบ่อย:

1. Flowchart การทํางานมีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร?
Flowchart การทํางานช่วยให้องค์กรมีกระบวนการทํางานที่มีความเป็นระเบียบ ลดความผิดพลาดในการทํางาน นำไปสู่ความมีประสิทธิภาพสูง และสะดวกต่อการทํางานทีละขั้นตอน อีกทั้งยังช่วยในการเข้าใจและอธิบายกระบวนการทํางานให้เข้าใจง่ายกว่า นอกจากนี้ยังช่วยในการวางแผนและบริหารจัดการในกระบวนการทํางานขององค์กร

2. Flowchart การทํางานที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร?
Flowchart การทํางานที่ดีควรมีลักษณะที่ชัดเจนและรวดเร็วในการแสดงให้เห็นถึงกระบวนการทํางาน แต่ยังควรเป็นรูปแบบที่ทําให้ผู้ใช้งานเข้าใจง่าย การใช้สัญลักษณ์ที่ถูกต้องเมื่อเรียกใช้งานจริง เป็นต้น

3. Flowchart การทํางานมีข้อจำกัดอะไรบ้าง?
Flowchart การทํางานไม่สามารถแสดงกระบวนการทั้งหมดได้ในกรณีที่มีความซับซ้อนเกิดขึ้น นอกจากนี้ องค์กรที่มีกระบวนการที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาอาจพบว่า Flowchart การทํางานไม่สามารถสื่อสารเป็นภาพแทนกระบวนการทํางานนั้นได้

4. Flowchart การทํางานสามารถนำมาใช้ในภาคส่วนใดขององค์กรได้บ้าง?
Flowchart การทํางานสามารถนํามาใช้ในภาคส่วนทุกภาคส่วนขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจหน้าร้าน บริษัท หน่วยงานราชการ หน่วยงานภาครัฐ หรือองค์กรเอกชน องค์กรทุกภาคส่วนสามารถนําเครื่องมือนี้มาใช้ในการวางแผน ทํางานและตรวจสอบกระบวนการทํางานได้อย่างเหมาะสม

ในสรุป Flowchart การทํางานเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรมีการทํางานที่เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยในกระบวนการวางแผนและแก้ไขปัญหา ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการประสบความสำเร็จในธุรกิจ หากองค์กรต้องการเป็นระเบียบเรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ ควรใช้ Flowchart การทํางานเป็นเครื่องมือสำคัญในการพัฒนากระบวนการทํางานขององค์กร

แหล่งอ้างอิง:
– Rouse, M. (2019). What is a flowchart? – Definition from TechTarget. สืบค้นเมื่อสิงหาคม 24, 2021, จาก https://searchcio.techtarget.com/definition/flowchart
– Helen, O. (2019). What is a Flowchart? สืบค้นเมื่อสิงหาคม 24, 2021, จาก https://www.lucidchart.com/pages/what-is-a-flowchart-tutorial

มี 13 ภาพที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อ สัญลักษณ์flowchart.